BIROKRASI DAN KERAJAAN

Seringkali kita dihidangkan dengan rungutan ramai tentang perihal birokrasi yang berlaku di Agensi Awam Malaysia. Apakah itu birokrasi? Laman sesawang Wikipedia menyatakan perkataan "birokrasi" berasal daripada perkataan "biro" yang digunakan pada awal abad ke-18 di Eropah Barat, bukan untuk merujuk kepada meja tulis tetapi untuk pejabat, iaitu tempat bekerja. Maksud bahasa Perancis yang asal bagi perkataan biro ialah baize yang digunakan untuk melitupi meja-meja. Oleh itu, "birokrasi" pada dasarnya bermaksud kuasa pejabat atau pemerintahan pejabat, iaitu pemerintahan golongan pegawai. Teori yang paling popular tentang birokrasi adalah teori Max Weber, seorang ahli sosiologi dan ekonomi berpengaruh Jerman. Beliau berkatabirokrasisebagai satu konsep dalam bidang sosiologi dan sains politik yang merujuk kepada satu cara perlaksanaan pentadbiran dan penguatkuasaan undang-undang sah yang telah dibuat dalam sesebuah organisasi. Birokrasi ditafsir secara berbeza-beza mengikut pendapat dan pengalaman setiap individu. Lazimnya kita menganggap birokrasi sebagai satu pengurusan organisasi yang disusun seperti tatacara piawai, pembahagian tanggungjawab yang formal, hierarki jawatan dan kuasa. Orang lain pula menganggap birokrasi sebagai satu prosedur yang berbelit-belit dan menyusahkan mereka untuk berurusan.Bagi sebahagian orang pula, mereka menganggap birokrasi dari sudut positif, iaitu sebagai satu usaha untuk mengatur dan mengendalikan perilaku masyarakat supaya sesuatu proses dapat dijalankan secara teratur (Rosli, 2004). Birokrasi bukan perkara baru, malah ia telah dibahaskan sejak sekian lamanya. Ia menjadi perdebatan dikalangan ahli sosiologi dan falsafah. Ia bukan isu setempat, malahan isu sejagat. Di Malaysia perkataan birokrasi selalunya mengundang persepsi negatif dikalangan rakyat Malaysia. 

Birokrasi awam dalam konteks Malaysia sangat berkait rapat dengan sistem pentadbiran awam  di mana ia telah memainkan peranan yang sangat penting dalam pentadbiran negara, pembangunan ekonomi, sosial dan proses modenisasi di negara ini. Kemajuan negara sejak Tanah Melayu mendapat kemerdekaanya pada tahun 1957 tidak mungkin menjadi kenyataan tanpa kebolehan, profesionalisme dan dedikasi yang ditunjukkan oleh kakitangan kerajaan.Bermula pada zaman penjajahan British, dua tujuan utama pentadbiran awam ketika itu adalah untuk mengekalkan undang-undang dan keamanan selain berfungsi untuk mengeksploit sumber asli di negara ini. Ketika itu, orientasi perkhidmatan awam adalah berdasarkan keperluan dan bukannya berdasarkan memberi khidmat kepada rakyat.Kini sebagai sebuah negara yang merdeka, orientasi perkhidmatan awam telah berubah dan komited untuk meningkatkan ekonomi dan perkembangan sosial rakyat. Pelancaran Dasar Ekonomi Baru (DEB) pada tahun 1970 an yang mana sektor awam memainkan peranan utama untuk menggerak dan menjayakannya. Pada dekad itulah banyak syarikat awam ditubuhkan untuk menjayakan DEB.Zaman berikutnya pula, negara memasuki fasa industrialisasi pada tahun 1980-an yang menyaksikan peningkatan penglibatan sektor swasta berganding bahu bersama-sama dengan sektor awam. Dekad ini juga menjadi saksi bermulanya polisi penswastaan negara.Pada dekad 1990-an pula telah ditandai dengan perkembangan pesat di bidang komunikasi dan teknologi maklumat (ICT) dan permulaan Wawasan 2020 (Utusan,2003).Di sebalik rungutan tentang kerenah birokrasi dalam perhkidmatan awam. Jelaslah birokrasi awam juga memainkan peranan yang amat penting dalam pembangunan dasar-dasar awam di Malaysia sehingga ke hari ini. 

Malaysia hari ini telah mencapai tahap kemajuan yang pesat di mana kepesatan kemajuan itu dipacu oleh kepimpinan Tun Dr Mahathir Mohammad, tidak harianlah jika beliau degelar sebagai Bapa Pemodenan Malaysia. Kemajuan Malaysia dipacu oleh sistem perkhidmatan yang baik dan sentiasa dikemaskini untuk mencapai tahap yang terbaik di samping kerjasama dan kemajuan modal yang dibawa oleh agensi swasta.  Dasar Penysarikatan yang di asaskan oleh Tun Dr Mahathir telah membawa ruang dan peluang kepada agensi awam dan agensi swasta untuk bekerjasama dengan lebih erat bagi membawa Malaysia ke satu tahap baru (Mahathir Mohammad, 2011). Tetapi disebalik kemajuan dan teknologi yang dimiliki, masih terdengar sayup-sayup rungutan tentang sistem penyampaian awam. Masih ada yang merungut dan mengadu tentang kerenah birokrasi dalam perkhidmatan awam. 

Arziana Mohmad Azaman dalam tulisannya di Sinar Harian bertarikh 31 Ogos 2013 menceritakan bagaimana kerenah birokrasi telah menghalang impian dan harapan seorang warga Malaysia untuk menempuh kehidupan yang lebih bermakna. Dalam tulisan beliau, seorang buruh kampung bernama Mohd Salleh Karman berumur 52 tahun hilang punca pendapatan berikutan terpaksa menjaga isterinya yang memerlukan penjagaan rapi selepas kaki kanan dipotong. Menambah kekecewaan lagi apabila segala permohonan bantuan dari pihak berwajib ditolak mentah-mentah kerana kekurangan dokumen tertentu. Pengadu sebelum ini memohon bantuan kewangan, alat sokongan dan bayaran kos hospital kepada pihak berkaitan, namun disebabkan  terdapat dokumen tidak lengkap permohonannya terpaksa ditahan.Di sebalik keperluan isterinya, beliau juga harus menjelaskan bayaran sewa rumah, bayaran utiliti dan hutang lain tertunggak. Beliau juga mempunyai  seorang anak yang masih bersekolah  manakala seorang lagi sudah bekerja, namun pendapatan tidak menentu turut menyebabkan keluarganya  serba kekurangan. Salah satu luahan hati nurani beliau

“Selain itu, saya juga kesal prosedur permohonan bantuan yang merumitkan sedangkan kami tidak mempunyai wang cukup berulang alik ke pejabat  bagi memenuhi syarat yang ditetapkan”

Kisah cikgu Idayu yang pernah disiarkan dalam akhbar Utusan Malaysia bertarikh 27/11/2013 juga memaparkan satu kisah duka warga insan yang terperangkap dalam dogma birokrasi. Kisah cikgu Idayu ini ditulis oleh saudara Zaini Hassan di mana ia menceritakan tentang perit jerih seorang cikgu yang cuba memohon perpindahan ke kampung halaman untuk tinggal sebumbung dengan suaminya. Dalam tulisan beliau, cikgu Idayu merupakan seorang pendidik sejati dan telah mengabdikan dirinya sebagai pendidik anak bangsa sejak keluar dari kolej perguruan. Demi cita-cita mendidik anak bangsa cikgu Idayu sanggup meninggalkan kampung halaman di Terengganu dan dihantar mengajar di Sarawak. Pengkhususan beliau ialah subjek Fizik, Matematik dan Sains.Jodohnya ditemukan dengan jejaka yang kebetulan berasal dari negerinya di Terengganu.Setelah berkahwin Cikgu Idayu dipindahkan dari Sarawak ke Semenanjung, iaitu Johor.Dia ditempatkan di Sekolah Menengah Kebangsaan Dato’ Syed Esa, Batu Pahat, Johor.Suaminya pula bertugas sebagai Warder Penjara di Dungun. Sehingga kini mereka telah berkahwin selama lapan tahun.Bagi sesiapa pun perhubungan jarak jauh bukan satu pilihan yang diingini, tetapi demi tugas dan tanggungjawab ia harus dipikul dengan penuh amanah. Sepanjang lapan tahun mereka tidak pernah tinggal sebumbung. Namun, setelah beberapa tahun berulang-alik mereka merasakan ia bukanlah satu penyelesaian yang baik. Sebagai penjawat awam, Cikgu Idayu mempunyai hak memohon pertukaran untuk mengikuti suami.Sudah tujuh tahun, sejak 2008 tanpa serik dia membuat permohonan melalui Jabatan Pelajaran Negeri dan di peringkat kementerian, namun semuanya gagal.Setiap tahun, kementerian membuka permohonan sebanyak dua kali. Dan, sepanjang tempoh itu dia telah membuat permohonan berbelas-belas kali. Permohonan terbaru telah dibuat, dan buat kesekian kalinya, selama tujuh tahun, permohonannya ditolak sekali lagi.Permohonannya untuk bersatu di bawah satu bumbung dengan suaminya buat pertama kalinya, juga gagal. Disebabkan keadaan dan situasi ini Cikgu Idayu cukup tertekan. Cita-cita masa kecilnya untuk menjadi guru kini sudah menjadi satu mimpi ngeri. Malah beliau difahamkan, sedang menerima rawatan akibat tekanan. lebih tertekan, setelah tujuh tahun berkahwin, dia masih belum mendapat cahaya mata. luahan kata-kata beliau “Kerana itu saya mahu duduk berdekatan dengan suami saya" Begitulah luahan hati seorang insan yang terperangkap dalam situasi kerenah birokrasi. Mungkin pihak berwajib mempunyai alasan yang tersendiri tetapi ia tetap memberikan satu persepsi negatif tentang sistem pertukaran penjawat awam di Malaysia. Mungkin dua kisah diatas mewakili seribu satu kisah duka warga Merdeka yang tertekan dengan kerenah birokrasi awam.

Benarkah dalam isu birokrasi ini kerajaan hanya berdiam diri tanpa melakukan sebarang pembaharuan dalam memantapkan lagi penyampaian perkhidmatan awam? Jika disorot kembali sejarah perkhidmatan awam, banyak langkah dan usaha yang telah diambil oleh Kerajaan dalam usaha meningkatkan mutu perkhidmatan awam sekaligus mengurangkan kerenah birokrasi awam.Kerajaan melalui Jabatan Perdana Menteri menerusi agensinya  Malaysian Administrative Modernisation and Management Planning Unit (MAMPU)dengan kerjasama  kementerian-kementerian tertentu telah membuat perancangan dan melaksanakan pelan untuk meningkatkan kualiti penyampaian sektor awam secara berperingkat-peringkat sejak 30 tahun lepas bermula dengan era Tun Dr Mahathir Mohammad. Kerajaan di bawah pimpinan Tun Dr. Mahathir telah melakukan banyak perubahan dalam sistem penyampaian sektor awam moden dan sehingga kini Tun Dr. Mahathir merupakan pencetus dan ‘’pioneer’’kepada perubahan tersebut. Kita boleh lihat pada pada mulanya Tun Dr. Mahathir mencetuskan polisi Dasar Pandang Ke Timur di mana ketika krisis Malaysia - Barat Tun Dr. Mahathir telah mengambil inisiatif untuk mengambil negara-negara timur seperti Jepun dan Korea sebagai contoh dan penanda aras kepada perkhidmatan awam mahupun swasta di Malaysia. Dan ketika itu juga banyak pelaburan dari Negara matahari terbit telah masuk ke Malaysia dan ini telah membawa budaya Kerja rakyat Jepun yang sememangnya rajin ke Malaysia. Program 5S (sapu, sisih, susun, seragam & sentiasa amal) diperkenalkan kepada agensi kerajaan. Sekarang 5S dikenali sebagai QE (Quality Environment) dan terdapat persijilan QE ini kepada agensi kerajaan dan swasta melalui badan bertauliah iaitu Malaysian Productive Center (MPC). Perlaksanaan 5S di agensi awam telah banyak membantu dalam meningkatkan pengurusan organisasi yang lebih cemerlang dan baik dari sebelumnya. Susunan fail-fail di pejabat lebih tersusun, senang di cari dan menjimatkan masa serta akses kepada maklumat. Garis panduan kepada pengurusan pejabat diperkenalkan selaras dengan polisi 5S dan ia telah membantu meningkatkan kualiti penyampaian pekhidmatan awam.

Keputusan Tun Dr. Mahathir untuk melancarkanMultimedia Super Corridor (MSC) di Malaysia pada tahun 1996 merupakan salah satu keputusan dan legasi beliau yang terhebat dalam sejarah pentadbiran Negara. Malah ia diakui sendiri oleh musuh politik beliau Lim Kit Siang dalam temuramah dokumentari Mahatahir Mohammad oleh History Channel. Beliau berkata salah satu legasi Mahathir yang akan kekal relevan sehingga bila-bila ialah ProjekMultimedia Super Corridor (MSC). Ya ramai yang bersetuju kerana kesan daripada perlaksanaan MSC tersebut akan dinikmati oleh generasi – generasi selepas kita dan relevan sehingga satu tarikh yang tidak akan diketahui. Perlaksanaan MSC telah membuka ruang dan peluang kepada peningkatan penyampaian sektor awam yang lebih berkesan melalui salah satu dari lapan projek perintis di bawahnya iaitu E-Government / Elektronik – Kerajaan. Projek E-Govt telah menggariskan inisiatif dan pelan komprehensif dalam mentransformasikan corak pentadbiran dan pengurusan sektor awam Malaysia. MAMPU merupakan agensi kerajaan yang bertanggungjawab dalam perlaksanaan E-Govt ini. Secara kasarnya perlakasanaan E-Govt di Malaysia ini sangat memakan masa dan kos kerana ia memerlukan sokongan dan dokongan software, hardware dan tenaga kerja yang mahir. Untuk menyediakan keperluan ini sahaja kos yang diperlukan mencecah billion ringgit Malaysia. Sebagai contoh menurut sumber dari MAMPU, kos keseluruhan pembangunan ICT sektor awam dalam Rancangan Malaysia ke Lapan (2000-2005) ialah RM 5.2 Billion. Usaha dalam mentransformasikan perhidmatan awam Malaysia berteraskan teknologi telah bermula sejak tahun 1960-an lagi, berterusan ke perlaksanaan MSC sehingga ke Projek Internet Berkelajuan Tinggi (High Speed Broadband Project)di bawah kepimpinan Y.A.B Perdana Menteri Malaysia Dato’ Seri Najib Tun Abdul Razak pada hari ini. Kesinambungan itu berterusan dan melalui lebuhraya yang sama.

Konsepnya mudah, ada MSC maka adalah Internet di Malaysia dan kemudahan internet di Malaysia dapat diperluaskan dan digunakan oleh segenap lapisan masyarakat Malaysia. MSC telah membawa kemudahan Internet di Malaysia,majoriti rakyat Malaysia  beruntung kerana kita semua dapat menggunakan internet hasil daripada projek MSC ini. Bila ada kemudahan internet, maka banyak perkara dan prosedur dapat dipermudahkan dengan klik sahaja di hujung jari. Melalui Internet, MAMPU telah menggariskan panduan kepada Kementerian dan Agensi kerajaan dalam perkhidmatan awam di Malaysia untuk penyampaian sistem yang lebih berkesan sekaligus menghapuskan dogma Birokrasi Awam. Bermula dengan perlaksanaan kad pengenalan pintar MyKad untuk seluruh rakyat Malaysia di mana pada awalnya Konsep MyKad adalah satu kad untuk semua urusan berkaitan kerajaan dan peribadi. Laman sesawang Wikipedia menyatakan mykad mempunyai satu cipmikropemproses dan ingatan EEPROM 32k / 64k yang berupaya menyimpan pelbagai data dan aplikasi di dalamnya. Contohnya adalah maklumat biometrik (cap jari / imbasan iris), lesen memandu, PKI, duit MEPS, Touch 'n Go, kad ATM, maklumat kesihatan serta maklumat pasport. Tetapi setakat ini MyKad kita semua penggunaanya terbatas setakat maklumat peribadi dan KWSP sahaja. Ini kerana terdapat kekangan-kekangan dari segi peruntukan ‘’Hardware’’ dan bajet untuk perlaksanaan yang lebih efisyen untuk Mykad, juga isu-isu kepentingan pihak ke tiga dan industri di Malaysia sekaligus menghalang strategi asal Mykad tersebut. Jika Mykad ini ‘’all in one’’, maka rakyat Malaysia tidak perlu bersusah payah ke JPJ untuk memperbaharui lesen memandu, hanya ke JPN ataupun One Stop Centre maka semua maklumat tentang anda dapat dikemaskini dengan mudah. Menjimatkan masa, tenaga, kos dan tidak memberikan kesan negatif kepada produktiviti.

Dengan kemudahan ICT ini para pelajar lepasan SPM dapat mengisi borang UPU/kemasukan ke Universiti Awam secara dalam talian, tidak menggunakan borang manual seperti dahulu yang ternyata menyusahkan dan memakan masa. Kemudahan internet telah dimanfaatkan sepenuhnya dengan sistem dalam talian ini, maka kos dan masa dapat dijimatkan di pihak pemohon dan Kementerian untuk memproses permohonan borang tersebut. Permohonan untuk memasuki perkhidmatan awam dan swasta juga dipermudahkan dengan pembangunan laman sesawang permohonan kerja dalam talianoleh Kementerian Sumber Manusia dan  Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia. Jika dulu rakyat Malaysia yang ingin memasuki perkhidmatan awam perlu mengisi borang SPA8 secara manual, tetapi sekarang hanya perlu mengisi borang tersebut secara dalam talian melaui web SPA. Begitu juga sebilangan yang lain yang terpaksa mengetuk pintu ke pintu setiap syarikat dan organisasi untuk bertanyakan kerja kosong yang kiranya cukup meletihkan. Sekarang mereka boleh menggunakan Jobsmalaysia.gov dan juga jobstreet.com untuk memohon pekerjaan secara dalam talian. Sebagai seorang penulis saya merupakan antara  yang bertuah kerana dapat memasuki perkhidmatan awam dan swasta dengan mengunakan laman sesawang tersebut. Cukup mudah dan menjimatkan masa, tiada red-tape dan kerenah birokrasi yang perlu dilalui dan ditempuhi, hanya menuggu panggilan temuduga sahaja. Di sini birokrasi permohonan kerja dan pengajian telah diminimakan dan kedua-dua belah pihak dapat merasai hasilnya.

Dari segimutuperkhidmatanawam pula, bermula pada 1 Jun 2011 Kementerian Penerangan Komunikasi dan Kebudayaan dan agensi-agensi di bawahnya menggantikan sistem pengaduan yang dikenali sebagai e-Aduan kepada sistem Pemantauan Aduan Agensi Awam Bersepadu atau i-SPAAA.  Sistem yang dibangunkan oleh Biro pengaduan Awam, Jabatan Perdana Menteri merupakan satu platform sistem pengurusan aduan yang seragam dan bersepadu yang menggunakan pendekatan 3R iaitu responding, recording dan reporting  Sistem ini secara langsungnya akan mempercepatkan proses menguruskan setiap aduan awam iaitu dalam tempoh 14 hari waktu bekerja. Bercirikan capaian asas web sistem ini mengandungi dua modul utama iaitu menguruskan aduan dan laporan kepada  setiap aduan. Melalui sistem i-SPAAA setiap analisis aduan dapat dibuat dengan tepat serta dapat mempertingkatkan sistem penyampaian kerajaan yang sistematik serta perkongsian maklumat yang cepat, telus dan efisyen (Abdul Manan,2011). Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia sebagai badan berkanun di bawah Kementerian Kewangan Malaysia jugatelah memperkenalkan beberapa inovasi berhubung penghantaran borang nyata dan pembayaran cukai. Menurut laporan tahunan LHDNM tahun 2004, di bawah sistem penghantaran dan pembayaran LHDNM telah menyediakan kemudahan percukaian secara elektronik seperti sistem e-Filling,  e- Pembayaran serta e-Taksiran untuk duti setem. Inovasi berkenaan bertujuan untuk mempermudah langkah pematuhan oleh pembayar cukai berhubung proses taksiran serta pembayaran cukai. Laman web LHDNM (www.hasil.org.my) turut menyediakan pelbagai kemudahan termasuk capaian maklumat percukaian, kemudahan mengemukakan pertanyaan melalui e-mel, kemudahan memuat turun Borang Nyata Cukai Pendapatan dan pengemukaan borang aduan atau maklum balas. Bersandarkan kemajuan dan kecanggihan teknologi yang ada, LHDNM telah melancarkan M-Filling/Mobile Filling pada tahun 2012 di mana pembayar cukai boleh mengisi borang taksiran tahun semasa menggunakan gajet android mereka.

Banyak usaha – usaha lain yang telah digerakkan oleh pihak Kerajaan dalam memantapkan penyampaian sektor awam Malaysia. Tetapi semuanya memerlukan masa dan usaha yang  berperingkat kerana terdapat kekangan-kekangan yang terpaksa ditempuhi untuk mencapai apa yang dihajatkan.  Dalam perlaksanaan sistem, sudah semestinya akan ada halangan-tertentu yang perlu diatasi terlebih dahulu. Halangan peruntukan dan tenaga kerja merupakan antara halangan yang utama dalam perlaksanaan sistem yang lebih efektif dan efisyen. Ini kerana setiap inovasi dan pelan memerlukan peruntukan yang tinggi seperti peruntukan pembangunan sistem seluruh Malaysia dan pembangunan manusia. Aspek tenaga kerja juga menjadi satu persoalan kerana mereka inilah yang akan mengoperasikan sistem dan pelan tersebut. Jika mentaliti meraka masih belum dapat mencapai erti inovasi dan transformasi maka program transformasi dan peningkatan kualiti penyampaian sektor awam hanya sekadar omong kosong. Maka birokrasi dalam perkhidmatan awam akan berterusan tanpa jalan penyelesaian konkrit. Segala pelaburan bernilai billion ringgit hanya tinggal tanda tanya kerana ia tidak memberi pulangan yang diinginkan. Jadi di pihak kerajaan, mereia harus menumpukan aspek pembangunan manusia jika mereka dan sistem ingin digandingkan bersama-sama dalam memacu perubahan dan inovasi sektor awam. Latihan yang berterusan harus diberikan kepada mereka yang menguruskan sistem tersebut demi memastikan mereka sentiasa peka dengan perubahan yang berlaku. Pada masa yang sama fasiliti dan kemudahan perlu dipertingkatkan lagi untuk memastikan sistem dapat beroperasi dengan lancar tanpa sebarang masalah.  Perubahan tidak berlaku dalam masa satu malam, satu minggu ataupun satu bulan, apa pendapat anda?